Review Artikel : Knowledge Management and Communities of Practice: an experience from Rabobank Australia and New Zealand

Manajemen Pengetahuan dan Komunitas dari praktik dan implementasi : Sebuah Pengalaman dari Rabobank Australia dan Selandia Baru

Oleh :

Brad Hinton

Agribusiness Consulting & Research Services, Rabobank Australia Limited, GPO Box 4577, Sydney, NSW 2001, Australia

Manajemen Pengetahuan (Knowledge management) adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan pengertian dan pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi. Fokus dari MP adalah untuk menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan.
Cut Zurnali (2008) mengemukakan istilah knowledge management pertama sekali digunakan oleh Wiig pada tahun 1986, saat menulis buku pertamanya mengenai topikKnowledge Management Foundations yang dipublikasikan pada tahun 1993. Akhir-akhir ini, konsep knowledge management mendapat perhatian yang luas. Hal ini menyatakan secara tidak langsung proses pentransformasian informasi dan intellectual assets ke dalam enduring value. Knowledge management merupakan kekhususan organisasi (organization-specific), ketika perhatian dasarnya adalah ekploitasi dan pengembangan organizational knowledge assets kepada tujuan-tujuan organisasi selanjutnya.Knowledge management bukan merupakan sesuatu yang lebih baik (better things), tapi untuk mengetahui bagaimana mengerjakan sesuatu dengan lebih baik (things better).
Kegiatan manajemen pengetahuan (MP) ini biasanya dikaitkan dengan tujuan organisasi semisal untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Pada umumnya, motivasi organisasi untuk menerapkan MP antara lain:

• Membuat pengetahuan terkait pengembangan produk dan jasa menjadi tersedia dalam bentuk eksplisit

• Mencapai siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat

• Memfasilitasi dan mengelola inovasi dan pembelajaran organisasi

• Mendaya-ungkit keahlian orang-orang di seluruh penjuru organisasi

• Meningkatkan keterhubungan jejaring antara pribadi internal dan juga eksternal

• Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan para karyawan untuk mendapatkan pengertian dan gagasan yang relevan terkait pekerjaan mereka

• Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tempat kerja

ABSTRAK

Transfer pengetahuan dan informasi telah menjadi bahan penting bagi keunggulan kompetitif organisasi. manajemen pengetahuan telah muncul sebagai strategi menyeluruh untuk meningkatkan penciptaan pengetahuan, transfer informasi, pemanfaatan, dan retikulasi untuk menghasilkan inovasi dan meningkatkan kinerja organisasi. Bagian dari strategi ini melibatkan penciptaan Komunitas Praktek. Ini adalah jaringan dari individu dengan umum, tujuan bersama dikelompokkan bersama-sama untuk memfasilitasi pembangunan pengetahuan, penciptaan ide dan pertukaran informasi. Pengalaman membangun Komunitas Praktek di Rabobank Australia dan Selandia Baru diperiksa.

PENDAHULUAN

Pengetahuan dan informasi transfer telah menjadi semakin penting untuk organisasi di seluruh dunia (Drucker, 1993; Davenport dan Prusak, 1998). Pengetahuan sekarang diakui sebagai aset tak berwujud yang berharga dalam dirinya sendiri (Sveiby, 1997; Stewart, 2000). Tantangan bagi bisnis saat ini dalam menggunakan informasi dan aset intelektual yang paling produktif.

Sebuah kunci keunggulan kompetitif adalah kemampuan bagi perusahaan untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan dalam rangka meningkatkan efisiensi, mendorong inovasi dan merespon dengan cepat terhadap perubahan kondisi kompetitif (Quinn 1992; Tidd, 1997; Tapscott, 1999). Bangunan kemampuan generasi pengetahuan dalam perusahaan menciptakan sebuah organisasi dengan fleksibilitas untuk memenuhi tantangan baru. fleksibilitas adaptif A perusahaan

- Kelincahan - di, dunia global yang serba cepat ini merupakan faktor sukses besar.

Orang-orang yang bekerja lebih cerdas di semua sektor ekonomi. Hal ini jelas bahwa peningkatan kecepatan, volume dan adaptif pengetahuan peran dan informasi bermain sebagai input diterapkan ke dalam berbagai industri adalah fitur dari kapitalisme kontemporer. Di bidang pertanian, bioteknologi, traceability dan pelestarian identitas sistem adalah contoh yang jelas. bertenaga teknologi ultrasound tinggi untuk menghilangkan kontaminan dari sayuran, pengolahan tekanan tinggi dari makanan laut (terutama tiram) untuk memperpanjang umur simpan, dan oksigen kemasan pembilasan yang mencegah kontaminasi oksidasi pengetahuan intensif teknologi sudah menjadi

diterapkan dalam industri makanan 1.

Mengingat bahwa informasi dan pengetahuan telah menjadi pendorong utama untuk keunggulan kompetitif di banyak industri, bagaimana organisasi dapat memanfaatkan driver ini untuk efisiensi operasional dan inovasi? manajemen pengetahuan adalah strategi menyeluruh yang menarik itu semua bersama-sama.

Makalah ini akan memeriksa datang konsep inti dalam manajemen pengetahuan. Pengalaman Rabobank Australia dan Selandia Baru dalam membangun komponen penting dari manajemen pengetahuan, Komunitas Praktek, menggambarkan salah satu cara yang efektif untuk memanfaatkan pengetahuan dan berbagi informasi dalam rangka meningkatkan efisiensi, menumbuhkan basis pengetahuan dan membantu layanan klien membutuhkan lebih efektif.

KNOWLEDGE MANAGEMENT

manajemen pengetahuan selama 10-15 tahun terakhir telah menjadi peternak yang agak luar biasa dalam literatur manajemen informasi, pengembangan organisasi, strategi bisnis, sumber daya manusia, pendidikan, komunikasi, dan teknologi informasi. Ini telah menciptakan silsilah sendiri dengan sejumlah publikasi, artikel, kursus dan konsultan. Seperti banteng pejantan, manajemen pengetahuan telah menghasilkan sangat besar tetapi kadang-kadang jatuh pendek dari harapan ketika kualitas telah habis oleh lebih-proliferasi.

manajemen pengetahuan adalah istilah kolektif untuk fasilitasi perbaikan kemampuan, efisiensi organisasi dan keunggulan kompetitif melalui penggunaan yang lebih baik dari sumber daya individu dan kolektif pengetahuan dan informasi. Ada sejumlah pendekatan manajemen pengetahuan (Alvesson dan Karreman, 2001; Malhotra, 2000; Prusak, 2001) namun, pada dasarnya, tujuannya adalah pemanfaatan yang efektif dari informasi dan pengetahuan dalam organisasi, terutama aset intelektual individu, yang menyebabkan peningkatan kinerja.

Contoh aplikasi manajemen pengetahuan yang sukses untuk perusahaan termasuk beberapa contoh berwawasan: Buckman Laboratories (Pan dan Scarborough, 1999), Unilever (Von Krogh, Ichijo dan Nonaka, 2000: pp: 60-61), Warner-Lambert (Goodes, 2002), Heinekin USA (Chase, 2002) dan Clarica Asuransi (Saint-Onge dan Wallace, 2003).

KNOWLEDGE, INFORMATION AND INNOVATION

manajemen pengetahuan, tidak mengherankan, sangat tertarik pada pengetahuan - bagaimana diciptakan, diserap, ditransfer dan dimanfaatkan. oleh karena itu perlu untuk mengeksplorasi arti dari beberapa konsep kunci.

Pengetahuan adalah proses manusia aktif yang melibatkan pemahaman dan pengolahan informasi (pemikiran) untuk internalisasi atau menghasilkan lebih banyak pengetahuan. Davenport dan Prusak (1998: hal.5) berpendapat bahwa: "Pengetahuan adalah campuran cairan dari pengalaman dibingkai, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi ini berasal dan diterapkan dalam. pikiran knowers ". Pengetahuan, maka, secara intrinsik terkait dengan pemikiran dan pengalaman manusia.

Pengetahuan ditandai sebagai tacit atau eksplisit, meskipun beberapa masalah selama ketepatan definitions2. pengetahuan tacit umumnya dianggap sebagai merujuk pada informasi internal, proses berpikir, pengalaman dan akumulasi pengetahuan (know-how) yang diadakan dalam pikiran individu. pengetahuan eksplisit mencakup informasi dikodifikasikan seperti buku, jurnal, dokumen, undang-undang, rekaman visual dan audio, teks digital, e-mail dan lebar dunia

web. pengetahuan tacit juga telah disebut "lunak" pengetahuan dan pengetahuan eksplisit sebagai "keras" (Hildreth dan Kimble, 2002).

Dalam istilah sederhana, "kita [bisa] mempertimbangkan hal-hal yang disimpan di buku dan di sistem komputer [eksplisit] sebagai informasi dan yang di kepala rakyat [tacit] sebagai pengetahuan" (Pierce, nd. Hal.1), miring saya . Ini adalah sederhana, namun kurang dimanfaatkan definisi.

manajemen pengetahuan terutama tertarik dalam mengubah pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit dan kembali ke tacit knowledge dalam siklus memperluas pertumbuhan dan regenerasi. Nonaka dan Takeuchi (1995) menyebutnya "spiral pengetahuan". Siklus pengetahuan-informasi-pengetahuan ini adalah apa yang mendorong inovasi, terutama jika jaringan dan leveraged di sejumlah individu. Peradaban kuno telah menggunakan pengetahuan untuk inovasi di seluruh waktu. Penerapan keterampilan kognitif tersebut tidak new3. Namun, saat ini, "dalam lingkungan siklus bisnis disingkat dan perubahan teknologi yang cepat, kerangka modal intelektual merupakan dinamika penciptaan nilai utama dari perusahaan" (Saint- Onge, 1996: hal.10). Berinovasi lebih cepat dan lebih efisien sedangkan pendapatan mengemudi adalah keunggulan dari lingkungan yang kompetitif berubah ini. Pertanian dan agribisnis (agrosector) tidak kebal dari lingkungan ini (Dewan Nasional untuk Penelitian Pertanian, 1998a dan 1998b).

Informasi di mana-mana dan karena itu tidak selalu unik. Prusak (2001: p.1002) menjelaskan: "Sebagai akses ke informasi secara dramatis memperluas, sehingga orang semakin memiliki akses ke hampir semua informasi yang mereka butuhkan setiap saat dan di setiap tempat (dan, mengejutkan, pada rendah atau tanpa biaya) , nilai keterampilan kognitif masih unreplicable oleh silikon menjadi lebih besar ". Keterampilan kognitif berada di pikiran individu dalam perusahaan. Memelihara dimensi manusia (Gratton, 2001) dari aset pengetahuan ini merupakan bagian penting dari manajemen organisasi.

INFORMATION TRANSFER

mentransfer informasi adalah link yang diperlukan dalam berkomunikasi pengetahuan dan informasi. ketersediaan informasi yang tinggi bagi mereka dengan kemampuan untuk mengaksesnya. Selain sumber daya tradisional informasi, informasi media digital memungkinkan untuk volume yang lebih besar, kecepatan transfer yang lebih cepat dan penyebaran lebih luas, tentu di negara maju dunia.

Jaringan informasi memanfaatkan konten melalui khalayak yang lebih luas dengan kesempatan untuk menghasilkan pemikiran baru dan ide-ide, banyak cara yang sama klaster industri beroperasi. guru manajemen, Michael Porter (1998: p.80), menguraikan: "cluster memungkinkan setiap anggota untuk mendapatkan keuntungan seolah-olah itu skala yang lebih besar atau seolah-olah itu telah bergabung dengan orang lain secara formal - tanpa memerlukan untuk mengorbankan fleksibilitas". Sporleder dan Moss (2002) membuat pengamatan bahwa manfaat pengetahuan dapat diperoleh dengan informasi jaringan secara vertikal melalui rantai pasokan pertanian. Kolaborasi adalah kuncinya. Jaringan dapat internal, eksternal atau kombinasi keduanya.

Inovasi dalam teknologi informasi dan komunikasi memiliki kapasitas untuk menghasilkan keuntungan produktivitas lebih lanjut untuk bisnis di masa depan (Gulati, Sawhney, dan Paoni, 2003). Di pasar barang konsumen yang bergerak cepat, aplikasi canggih sedang ditemukan untuk jaringan saraf, fuzzy logic dan sistem cerdas lainnya untuk inspeksi, kontrol, desain dan pemasaran fungsi (Corney, 2002). Elektronik commerce dan B2B (business to business) hubungan telah muncul di era digital dan cenderung menjadi lebih luas.

Data mining, menggunakan informasi dari hubungan klien yang ada atau melalui izin pemasaran (Godin, 1999), juga penting untuk hasil klien didorong. Supermarket ingin melacak di toko informasi pembelian sementara teknologi scanner membantu makanan dan menghasilkan perusahaan mengumpulkan informasi penjualan kuantitatif. Izin pemasaran adalah sangat umum di World Wide Web di mana perusahaan menyediakan "bebas" menawarkan setelah memperoleh informasi yang diminta diberikan secara sukarela oleh pengguna internet.

arus informasi perlu dianalisis dan pengetahuan pemetaan (Wexler, 2001) dan analisis jaringan sosial (Parker 2002) adalah dua proses yang berguna untuk memvisualisasikan jaringan informasi di kedua pengetahuan dan informasi domain.

THE KNOWLEDGE ORGANISATION

Sebuah fitur dari companies4 pengetahuan yang sukses adalah kesediaan organisasi untuk merangkul pengetahuan sebagai kondisi kerja yang kritis. kepemimpinan pengetahuan sangat penting. organisasi pembelajaran (Senge, 1992) melihat memungkinkan dan mendorong pengetahuan dan penggunaannya di seluruh organisasi. Sebagai bagian dari strategi tersebut, Komunitas Praktek adalah aplikasi praktis.

COMMUNITIES OF PRACTICE

Komunitas Praktek yang kolaboratif, jaringan interaktif individu dalam topik didefinisikan secara umum pengetahuan. Komunitas Praktek muncul sebagai alat untuk memfasilitasi berbagi pengetahuan dalam lingkungan belajar (Lave dan Wenger, 1991). Komunitas Praktek telah menjadi fitur dari literatur manajemen pengetahuan dalam beberapa tahun terakhir sebagai aplikasi mereka untuk bisnis memiliki mendapat perhatian yang lebih besar (Lesser, Fontaine dan Slusher, 2000).

Awalnya, mereka cenderung muncul dari sukarela, kelompok kerja pribadi informal dengan pengetahuan yang spesifik. Tempat kerja dan / atau sosial hubungan yang ada adalah sering diperlukan untuk menciptakan rasa tujuan masyarakat. Yang sering dikutip contoh (Brown dan Duguid, 2000) dari Xerox teknisi mesin fotokopi membahas masalah dengan rekan-rekan ("cerita perang" 5) di gudang atau di atas kopi dan menerima informasi untuk solusi yang efektif adalah kasus klasik informal, jejaring sosial. Dalam beberapa tempat kerja, ini pertemuan informal didorong dengan penyediaan dapur ruang makan, mesin kopi dan arsitektur kerja-ruang.

Komunitas Praktek bisa ada di mana pun ada keinginan untuk berbagi informasi dan pengalaman dalam membantu masyarakat, seperti hati. Partisipasi dalam jaringan sangat penting. Sementara interaksi pribadi dapat membantu membina hubungan dan kepercayaan

dalam suatu kelompok (dan dengan demikian memberikan sebuah "komunitas" merasa), Komunitas Praktek sebenarnya dapat menjadi maya dalam arti bahwa anggota mungkin tidak secara fisik bekerja di lokasi yang sama. Anggota bahkan tidak harus menjadi bagian dari satu perusahaan dan dapat didirikan oleh individu, seperti petani, di luar kerangka institusional.

Sangat menarik untuk dicatat sifat dan meluasnya kesempatan informal jaringan yang ada. Manfaat dari menghadiri konferensi, bisnis-sarapan dan petani atau agribisnis pertemuan asosiasi semua memiliki hati mereka pertukaran informasi dengan rekan-rekan, mungkin sekutu dan pesaing. Petani mengobrol atas bir di pub lokal tentang varietas tanaman baru adalah, jaringan sosial informal. jaringan pribadi adalah fungsi utama dari jenis pertemuan. Bercakap-cakap dan belajar dari satu sama lain melalui saluran informal bisa menjadi modus yang sangat efektif generasi pengetahuan.

Komunitas Praktek dapat menghasilkan hasil yang positif. Menurut Wenger dan Snyder (2000:. P 140), "orang-orang dalam komunitas praktek berbagi pengalaman dan pengetahuan mereka dalam, cara-cara kreatif yang mengalir bebas yang mendorong pendekatan baru untuk masalah". Pendekatan baru dapat menghasilkan manfaat nyata yang positif. Komunitas Praktek menawarkan kendaraan untuk difusi pengetahuan (Storck dan Hill, 2000) dan memungkinkan leveraging aset intelektual di seluruh perusahaan. Lesser dan Storck (2001: p 836.) Mengidentifikasi sejumlah manfaat yang nyata:

"Penurunan kurva belajar dari karyawan baru Menanggapi lebih cepat dengan kebutuhan pelanggan dan pertanyaan Mengurangi ulang dan mencegah" penciptaan kembali roda "Pemijahan ide-ide baru untuk produk dan jasa".

Komunitas Praktek menawarkan alat yang berharga untuk organisasi yang ingin mengambil keuntungan dari aset pengetahuan dan informasi mereka.

THE EXPERIENCE OF RABOBANK AUSTRALIA AND NEW ZEALAND

Rabobank Australia dan Selandia Baru merupakan bagian dari Rabobank Group yang berbasis di Belanda. Rabobank menyediakan produk dan jasa keuangan kepada klien di sektor pertanian dan agribisnis. Di Australia dan Selandia Baru, ini melibatkan pembiayaan pinjaman kepada petani dan seluruh rantai nilai agribisnis.

Selama sepuluh tahun angka staf terakhir di bank di Australia dan Selandia Baru telah tiga kali lipat menjadi 760. Bank memiliki kantor di kota-kota besar di Australia dan Selandia Baru ditambah lebih dari 50 kantor cabang yang terdesentralisasi. Akun pedesaan (hubungan) manajer dan petugas keuangan di kantor tersebut memiliki pengetahuan pertanian yang cukup besar dan luas dan pengalaman. Memanfaatkan pengetahuan ini adalah fokus utama dari Komunitas proyek Practice.

Sementara fokus utama dari proyek ini adalah staf berbasis pedesaan, manfaat untuk divisi perusahaan dan pasar menengah bisnis, pelayanan pasca-farm agribisnis, juga akan ditingkatkan dengan berbagi dan pertukaran informasi di seluruh jaringan. Ini akan membina hubungan yang lebih kuat antara semua bagian dari bisnis. Hasil yang diharapkan akan memberikan informasi dan solusi bisnis yang lebih baik kepada klien.

Sebuah perpustakaan dan informasi layanan tradisional sudah ditetapkan (setelah audit informasi awal) sebelum Komunitas proyek Practice. Ini termasuk akses intranet untuk dokumentasi elektronik dan link ke situs internet yang relevan berdasarkan topik tertentu komoditas, bertindak seperti mini-portal.

PUBS

Ada Pub sebelas - budidaya dan perikanan; daging sapi dan sheepmeat; kapas; susu; biji-bijian dan minyak sayur; babi; unggas; gula; air; anggur, dan wol. Mereka dipilih sebagai daerah paling menarik bagi bank dan sesuai dengan kategori komoditas yang ada di halaman perpustakaan intranet. Pub pujian platform manajemen pengetahuan yang ada.

Pertama Pub diciptakan, bukan oportunis, setelah "Beef Roundtable". Ini adalah bagian dari serangkaian pertemuan kelompok yang diselenggarakan oleh Agrobisnis Konsultasi dan Layanan Penelitian (ACRS) pembagian Rabobank di Sydney. Roundtables menyatukan divisi pedesaan, perusahaan dan pasar menengah bank untuk membahas isu-isu dalam komoditas tertentu. pembicara yang diundang, termasuk klien dan individu dari jaringan Rabobank global, membuka acara. Sayangnya, Pub ini tidak berhasil karena ada cukup masukan ke dalam perkembangannya, kesalahan yang tidak berulang dengan kedua dan lebih peluncuran komprehensif dari kelompok.

Dalam rangka untuk membuat pub media yang efektif, penelitian organisasi eksternal dan intra ekstensif dilakukan. Penelitian eksternal termasuk kajian komprehensif dari manajemen pengetahuan dan Komunitas Praktek. literatur, diskusi dengan akademisi dan praktisi di lapangan, dan melihat contoh dalam organisasi lain. Beberapa sumber pendidikan orang dewasa juga digunakan.

Lebih penting lagi, penelitian intra-organisasi yang terlibat berbicara dengan manajer hubungan di kantor desentralisasi dan mencari tahu bagaimana mereka menggunakan informasi dan bagaimana mereka berkomunikasi informasi sebagai bagian dari rutinitas sehari-hari mereka. konteks tempat kerja sangat penting dalam membangun kebiasaan sosial pengumpulan dan penyebaran informasi dalam kelompok sasaran utama. Transfer informasi saluran utama yang interpersonal, biasanya on-farm atau di acara-acara yang dipilih, dan melalui telepon. E-mail juga digunakan. Informasi lainnya diakses dari publikasi, layanan perusahaan perpustakaan, ACRS, dan melalui internet. Namun, metode komunikasi yang lebih disukai adalah interpersonal, dan pada tingkat lebih rendah, e-mail.

PUBS AND INFORMATION TRANSFER

Sebuah system7 kelompok e-mail dipilih lebih dari Komunitas yang lebih canggih dari

Berlatih pilihan teknologi karena alasan berikut:

1. E-mail adalah mudah digunakan. Sebagian besar individu sasaran yang akrab dengan e-mail dan yakin untuk dapat menggunakannya.

2. E-mail sudah menjadi bagian dari rutinitas pekerjaan sehari-hari di kantor.

3. E-mail adalah sesuatu yang bisa didorong keluar ke desktop memperingatkan seseorang ke sebuah postingan yang masuk daripada harus pergi ke lokasi khusus untuk mengikuti

diskusi. Hal ini dianggap penting karena itu membuat lebih mudah untuk mengakses dan memfasilitasi interaksi.

4. Kesempatan untuk memberikan pelatihan bagi semua calon anggota tidak mungkin sehingga solusi teknologi yang ada akan meniadakan kebutuhan untuk belajar baru

sistem.

5. E-mail itu akan digunakan sebagai kendaraan uji untuk melihat bagaimana Community of Practice ide melepas sebelum pilihan yang lebih canggih bisa melihat.

Pertimbangan penting adalah kemudahan penggunaan dan keakraban untuk memfasilitasi adopsi dan kegiatan awal. Orang-orang mendefinisikan teknologi, bukan sebaliknya. Ini merupakan faktor penting mengingat besarnya kegunaan teknologi informasi "solusi" (Thomas, Kellogg dan Erickson, 2001). E-mail karena itu media yang sesuai.

E-mail dianggap sebagai approximator baik untuk bicara normal, mengingat preferensi komunikasi interpersonal yang kuat dari staf pedesaan. E-mail umumnya ditulis dalam gaya percakapan menggunakan teks informal. Hal ini telah terbukti menjadi kasus.

manajemen senior dari divisi pedesaan, di mana sebagian besar target individu bekerja, sangat mendukung konsep tersebut. Keanggotaan bersifat sukarela. Awal tingkat mengambil-up tinggi. Sebuah massa kritis di setiap Pub cepat didirikan.

Beberapa faktor kunci keberhasilan untuk awal take-up dari pub termasuk sejumlah, meskipun tidak luas, kunjungan pribadi ke kantor desa atau peristiwa di mana kombinasi staf kantor dapat ditargetkan untuk menjelaskan konsep. Itu

Konsep dan tujuan juga menjelaskan pada intranet. Sebuah kompetisi untuk mendorong bergabung, dalam hubungannya dengan informasi umum layanan peringatan mingguan di intranet, adalah mekanisme lain menginformasikan staf tentang pub. Informasi dan pertanyaan juga didorong keluar oleh anggota tim ACRS untuk menghasilkan respon. The "Pub" nama juga dihasilkan banyak diskusi internal.

Ada cukup tindak lanjut bunga word-of-mouth menyebar dan beberapa posting positif awal membantu menunjukkan beberapa manfaat. Sebagai kesadaran tumbuh, interaksi akan meningkat. Sudah, lalu lintas di pub telah membaik setelah enam bulan pertama operasi.

Umpan balik dari manajer hubungan secara umum positif. Contoh tanggapan meliputi:

"Informasi adalah informasi kehidupan nyata" "informasi yang dapat bekerja dengan"

"Up-to-date dan relevan"

"Tidak benar-benar yakin apa yang bisa saya berkontribusi" "itu adalah waktu-saver"

"Saya tidak keberatan mengakui saya tidak tahu sesuatu jika itu berarti mendapatkan pekerjaan yang dilakukan sehingga Pub yang besar untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan umpan balik"

"Membantu memperbarui pengetahuan saya" "tidak punya cukup waktu"

"Setelah melakukan semua pekerjaan ini dalam persiapan untuk komite kredit, saya ingin memastikan aku sudah menutupi segala sesuatu"

"Saya suka mendapatkan informasi yang dikirim kepada saya. Ini membantu saya dan klien saya "" menempatkan saya berhubungan dengan orang lain dalam jaringan "

Setelah membuat postingan pertamanya, seorang manajer hubungan mengatakan, "itu tidak sulit

setelah semua - saya harus melakukannya lagi "

"Mendapatkan umpan balik pada situasi klien membantu saya untuk membantu klien saya - itulah yang itu

semua tentang, bukan? "

Hal ini jelas bahwa membangun kontak pribadi dengan anggota Pub ditujukan secara positif berkaitan dengan keanggotaan dan penggunaan. Dengan menjelaskan dan menunjukkan konsep Komunitas Praktek, pemahaman yang lebih besar dari manfaat mungkin. Salah satu aspek untuk ini adalah dalam mengatasi keengganan untuk membuat postingan karena ketidakpastian atau kurang percaya diri. Di sisi lain, menanggapi posting Pub memungkinkan pengetahuan komoditas individu untuk menjadi terlihat dalam organisasi. visibilitas pengetahuan penting untuk staf dan rekan-rekan. Ini menawarkan kesempatan untuk pengakuan dan penghargaan.

Ketepatan waktu adalah masalah, terutama dengan relationship manager di divisi pedesaan. Mereka sering di mobil perjalanan ratusan kilometer setiap hari mengunjungi klien dan bertemu dengan klien potensial. Berada di luar kantor untuk banyak minggu tidak biasa. Ini berarti tanggapan tidak selalu dilakukan pada hari yang sama dengan posting dan bahwa tekanan pekerjaan lain dapat menunda tanggapan bahkan ketika kembali di kantor.

Kelemahan dari menggunakan e-mail adalah bahwa tidak ada pusat penyimpanan benang. anggota pub didorong untuk mengatur folder pribadi untuk menyimpan e-mail yang masuk untuk masing-masing Pub. Namun, anggota baru akan melewatkan diskusi sebelumnya. Saat ini, pilihan untuk mengatasi masalah repositori ini sedang diselidiki.

Komunitas Praktek di Rabobank Australia dan Selandia Baru telah memberikan individu dalam perusahaan kesempatan untuk berbagi pengetahuan dan informasi di seluruh jaringan internal yang luas. Ini menyediakan kendaraan untuk ide-ide dan diskusi yang dapat menyebabkan inovasi dan kinerja yang ditingkatkan. Manfaat telah di staf membantu untuk bekerja lebih cerdas, mendorong pemikiran, dan memasukkan ke dalam tindakan dengan membantu klien.

KESIMPULAN

manajemen pengetahuan dan aplikasi komponen menawarkan organisasi kemampuan untuk menggunakan informasi dan pengetahuan secara lebih efektif dan produktif. Sebuah kunci keunggulan kompetitif dalam memanfaatkan aset intelektual yang unik dari individu dalam pengorganisasian dan meningkatkan aset mereka yang terus-menerus "spiral pengetahuan" yang mengarah ke peningkatan pelanggan dan kinerja organisasi.

Pertimbangan utama untuk membangun Komunitas Praktek harus bagaimana individu beroperasi dalam konteks tempat kerja mereka dan sejauh mana menolong, jaringan dan bunga subjek. konteks tempat kerja akan mengungkapkan sikap, kebiasaan kerja dan gaya komunikasi disukai. Ini akan memiliki pengaruh besar pada kesesuaian saluran komunikasi. dukungan manajemen sangat penting. Tentu, jika sumber daya dan izin waktu, dimungkinkan untuk mengubah kebiasaan kerja yang ada untuk mengambil keuntungan dari pilihan teknologi yang lebih canggih, adopsi mempercepat dan manfaat, dan mendorong pembelajaran di tempat kerja. Pelatihan akan menjadi penting dalam situasi ini.

Penggunaan e-mail sebagai alat komunikasi telah berhasil dalam hal mendapatkan penerimaan yang cepat dan kemudahan penggunaan. Meskipun keterbatasan, sistem ini paling cocok kebiasaan kerja yang ada dari kelompok sasaran utama.

Pada tingkat organisasi, Pub didirikan sebagai bagian dari strategi manajemen informasi dalam proses bertahap. The Pub akan mendapatkan keuntungan dari menjadi bagian dari skema perusahaan induksi formal dan ini sudah dalam pembangunan. Sebuah strategi manajemen pengetahuan yang komprehensif, di bawah arahan pemimpin tim independen, akan menguntungkan dari sudut pandang strategis dan harus mencakup masukan dari departemen terkait. Namun, strategi organisasi tersebut tidak harus menjadi prasyarat yang diperlukan untuk pelaksanaan Komunitas Praktek asalkan kondisi untuk membangun kelompok tersebut ada di antara individu dalam perusahaan, seperti yang terjadi dengan Rabobank Australia dan Selandia Baru.

Referensi :

Alvesson M. and D. Karreman. 2001. “Odd couple: making sense of the curious concept of knowledge management”, Journal of Management Studies, Vol. 38 (7), pp: 995-1018.

Brown, John Seely and Paul Duguid. 2000. The social life of information, Boston: Harvard Business School Press.

Cavusgil, S. Tamer, Roger J. Calantone and Yushan Zhao. 2003. “Tacit knowledge transfer and firm innovation capability”, Journal of Business and Industrial Marketing, Vol. 18 (1), pp: 6-21.

Chase, Charles. 2002. “Turning knowledge into action at Heinekin USA”, KM Review, Vol. 5 (2), pp: 22-25.

Corney, David. 2002. “Food bytes: intelligent systems in the food industry”, British

Food Journal, Vol. 104 (10), pp: 787-805.

Davenport, Thomas H. and Laurence Prusak. 1998. Working Knowledge: How

Organizations Manage What They Know, Boston: Harvard Business School Press.

Denning, Stephen. 2001. The springboard, Boston: Butterworth-Heinemann. Drucker, Peter. 1993. The post-capitalist society, New York: Harper Collins.

Goodes, Mel. 2002. “KM at Warner-Lambert: a CEO’s perspective: why Warner-

Lambert made KM a priority”, KM Review, Vol. 5 (1), pp: 30-33.

Godin, Seth. 1999. Permission marketing: turning strangers into friends and friends into customers, London: Simon & Schuster.

Gratton, Lynda. 2001. Living strategy: putting people at the heart of corporate purpose, Harlow: Pearson Education Limited.

Gulati, Ranjay, Mohanbir Sawhney, and Anthony Paoni (editors). 2003. Kellogg on technology and innovation, Hoboken: John Wiley & Sons.

Hildreth, P.J. and C. Kimble. 2002. “The duality of knowledge”, Information

Research, 8 (1), paper no. 142 [available at http:/InformationR.net/it/8-

1/paper142.html – accessed 21 January, 2003]

Lave, J. and E. Wenger. 1991. Situated learning: legitimate peripheral participation, Cambridge: Cambridge University Press.

Lesser, Eric L., Micahel Fontaine, and Jason A. Slusher (editors). 2000. Knowledge and communities, Boston: Butterworth-Heinemann.

Lesser, Eric L. and  J. Storck. 2001. “Communities of practice and organizational performance”, IBM Systems Journal, Vol. 40 (4), pp: 831-841.

Malhotra, Yogesh (editor). 2000. Knowledge Management and Virtual

Organizations, Hershey: Idea Group Publishing.

National Council for Agricultural Research. 1998a. Globalisation and agribusiness: future initiatives for knowledge and innovation, NRLO Report no. 98/2E, The Hague, Netherlands [http://www.agro.nl/nrlo/english/pdf/9802e.pdf – accessed 3

March, 2003].

National Council for Agricultural Research. 1998b. Agribusiness: knowledge and innovation priorities – aspirations for the 21st century, NRLO Report no. 98/2O, The Hague, Netherlands [http://www.agro.nl/nrlo/english/98_20E.htm – accessed 3

March, 2003].

Nonaka, Ikujiro and Hirotaka Takeuchi. 1995. The knowledge-creating company, New York: Oxford University Press.

Pan, Shan L. and Harry Scarborough. 1999. “Knowledge management in practice: an exploratory case study”, Technology Analysis & Strategic Management, Vol. 11 (3), pp: 359-374.

Parker, Andrew. 2002. An introduction to social network analysis, IBM Institute for Knowledge-Based Information, [http://www.km.gov/documents/iko/IKO-SNA.pdf – accessed 28 February 2003]

Pierce, John. n.d. Knowledge: what is it?

[http://www.knowledgeboard.com/library/kmfb_john_pierce_01.pdf – accessed 3

March, 2003]

Polanyi, Michael. 1967. The tacit dimension, London: Routledge & Kegan Paul. Porter, Michael 1998. On competition, Boston: Harvard Business School Press.

Prusak, Laurence. 2001. “Where did knowledge management come from?” IBM

Systems Journal, Vol. 40 (4) 2001, pp: 1002-1007.

Quinn, James Brian. 1992. Intelligent enterprise: a knowledge and serviced based paradigm for industry, New York: The Free Press.

Saint-Onge, Hubert. 1996. “Tacit knowledge: the key to the strategic alignment of intellectual capital”, Strategy & Leadership, Vol. 24 (2), pp. 10-14.

Saint-Onge, Hubert and Debra Wallace. 2003. Leveraging communities of practice for strategic advantage, Boston: Butterworth-Heinemann.

Senge, Peter M. 1992. The fifth discipline: the art and practice of the learning organization, Sydney: Random House Australia.

Smith, Elizabeth A. 2001. “The role of tacit and explicit knowledge in the workplace”, Journal of Knowledge Management, Vol. 5 (4), pp: 311-321.

Sporleder, Thomas L. and Leeann E. Moss. 2002. “Knowledge management in the global food system: network embeddedness and social capital”, Working Paper AEDE-WP-0024-02, Department of Agricultural, Environmental and Development Economics, Ohio State University [http://www-agecon.ag.ohio- state.edu/resources/docs/pdf/CF22D167-07F3-4A6E-AF53F00FEFF126F3.pdf - accessed 10 March 2003]

Stewart, Thomas A. 2000. Intellectual capital: the new wealth of organizations, London: Nicholas Brealey Publishing.

Storck, John and Patricia A. Hill. 2000. “Knowledge diffusion through strategic communities”, Sloan Management Review, Winter, pp: 63-74.

Sveiby, Karl Erik. 1997. The new organizational wealth: managing and measuring knowledge-based assets, San Francisco: Berrett-Koehler Publishers.

Tapscott, Don (editor). 1999. Creating value in the network economy, Boston: Harvard Business Review.

Thomas, J. C., W. A. Kellogg and T. Erickson. 2001. “The knowledge management puzzle: human and social factors in knowledge management”, IBM Systems Journal, Vol. 40 (4), pp: 863-884.

Tidd, Joe. 1997. “Integrative themes for research on the management of innovation: complexity, networks and learning”, International Journal of Innovation Management, Vol. 8 (1), pp: 56-59.

Von Krogh, George, Kazuo Ichijo and Ikujiro Nonaka . 2000. Enabling knowledge creation: how to unlock the mystery of tacit knowledge and release the power of innovation, New York: Oxford University Press.

Wenger, Etienne C. and William M. Snyder. 2000. “Communities of practice: the new organisational frontier”, Harvard Business Review, January-February, pp: 139-

145.

Wexler, Mark N. 2001. “The who, what and why of knowledge mapping”, Journal of

Knowledge Management, Vol. 5 (3), pp: 249 - 264

Review Jurnal : Enterprise Resource Planning (ERP) System Implementation: A case for User participation

Implementasi Sistem Enterprise Resource Palnning (ERP) : Suatu Kasus Pada Partisipasi Pengguna

Oleh :

Samwel Matende & Patrick Ogao

KCA University, P.O. Box 56808, Nairobi, 00200, KENYA

Makerere University, P.O. Box 7062, Kampala, UGANDA

Abstrak

Pendahuluan dari suatu system informasi seperti ERP (Enterprise Resource Planning) pada organisasi memberikan cara bagaimana user atau pengguna bekerja. ERP memotong secara melintang unit fungsi differnesial pada organisasi dan disana tidak mengacu pada pengaturannya selama masa implementasi yang merupakan pemicu batasan pengguna. Perbedaan aliran pada penelitian mengenai ERP telah diadopsi secara baik pada ERP, Pengukuran yang sukses dilakukan, dan fakor kritis yang sukses (CSFs). Ada penelitian mengenai partisipasi user dan kontribusi dari user yang mempengaruhi keberhasilan implementasi dari system ERP. Paper ini mereview literature pada implementasi ERP dengan memiliki bangun yang menjadikan factor user yang penting pada implementasinya.

Key terms: Enterprise Resource Planning, ERP systems, ERP implementation, user participation, CSFs.

Pendahuluan

Sistem Informasi (SI) adalah sistem sosial yang berhubungan dengan interaksi manusia dan teknologi. Suatu sistem informasi, termasuk Enterprise Resource Planning (ERP) sistem, sedang dan dirancang untuk memberikan informasi yang berguna untuk mendukung strategi, operasi, analisis manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi-dihubungkan pengguna.

Implementasi sistem ERP mempengaruhi pengguna di berbagai tingkatan organisasi karena melintasi semua unit fungsional. pengguna ini berkisar dari manajemen puncak untuk pengguna tingkat rendah yang menggunakan sistem operasi sehari-hari mereka. Penelitian sebelumnya pada sistem ERP yang berfokus pada faktor penentu keberhasilan, seperti Al Fawaz dkk. [2]; Esteves et al. [12]; Zhang et al. [33], telah mengidentifikasi partisipasi pengguna dan keterlibatan sebagai salah satu faktor penting untuk implementasi ERP yang sukses. partisipasi pengguna didefinisikan sebagai tugas, kegiatan dan perilaku yang pengguna atau wakil mereka melakukan selama proses pengembangan sistem (Barki dan Hartwick, [7]).

Berdasarkan sumber daya keuangan yang diperlukan, jumlah orang yang terlibat dalam proses adopsi dan skala implementasi yang dituntut oleh sistem ERP membuat mereka sistem terbesar yang sebagian besar organisasi bekerja dengan (Chang et al. [9]). Sejumlah penelitian baru-baru ini yang dilakukan, di antaranya Wah [29] dan Xue et al. [31], melaporkan bahwa beberapa kasus implementasi sistem ERP memiliki kesulitan yang cukup. Kesulitan-kesulitan ini telah memberikan kontribusi untuk tingkat kegagalan yang lebih tinggi dari sistem ERP pelaksanaan dilaporkan dalam beberapa studi (seperti Yeh et al. [32]).

Chang et al. [9] menyatakan bahwa sistem perencanaan sumber daya perusahaan adalah teknologi manajemen baru. Wu andWang [30] menyatakan bahwa hal tersebut terintegrasi inti kegiatan perusahaan dan fungsi beragam perusahaan dengan menggabungkan praktek-praktek terbaik dalam rangka memfasilitasi cepat pengambilan keputusan, pengurangan biaya, dan kontrol manajerial yang lebih besar. Karena janji ini integrasi dan fasilitasi cepat pengambilan keputusan, banyak organisasi dan institusi di seluruh dunia yang menerapkan sistem ERP (Markus et al. [19]). Seiring dengan adopsi ini, ada juga penghargaan yang lebih besar dari tantangan yang timbul dari pelaksanaan teknologi yang kompleks.

Menurut Al-Mashari [4], sistem ERP adalah salah satu perkembangan yang paling inovatif di bidang teknologi informasi (TI) dari tahun 1990-an. Al-Mashari lanjut menegaskan bahwa banyak organisasi sekarang mengadopsi sistem ERP membuat mereka paling luas solusi TI saat ini. adopsi di seluruh dunia ini dipatok pada keuntungan bahwa sistem ERP ini yang meliputi informasi yang lebih baik berbagi dalam organisasi, meningkatkan perencanaan dan kualitas keputusan, koordinasi halus antara unit bisnis yang menghasilkan efisiensi yang lebih tinggi, dan waktu respon cepat untuk permintaan pelanggan dan pertanyaan.

Ada banyak dalam disiplin sistem informasi yang percaya bahwa partisipasi pengguna diperlukan untuk pengembangan sistem yang sukses. Keyakinan ini tidak didasarkan pada teori maupun diperkuat oleh data penelitian (Mattia dan Weistroffer, [21]). Hal ini menunjukkan bahwa para peneliti belum ditangani sepenuhnya kompleksitas yang mendasari konsep partisipasi pengguna. Ini merupakan indikasi dari kekurangan dalam memahami partisipasi pengguna dalam pengembangan sistem informasi seperti yang terjadi dalam organisasi.

Sebuah tinjauan singkat literatur menangani implementasi sistem ERP mengungkapkan bahwa lebih fokus telah diarahkan untuk keberhasilan atau kegagalan termasuk CSF, pengukuran keberhasilan dan evaluasi sistem ERP. Ada kekurangan dari studi tentang partisipasi pengguna dan kontribusi dari pengguna terhadap keberhasilan pelaksanaan sistem ERP. Tulisan ini dimaksudkan untuk membangun kasus untuk partisipasi pengguna dalam adopsi sistem ERP dan implementasi dengan meninjau literatur yang berkaitan dengan sistem ERP.

Makalah ini disusun dalam 5 bagian dengan pendahuluan yang Bagian 1. Bagian 2 menyajikan latar belakang implementasi ERP, penelitian terakhir pada implementasi ERP dan partisipasi pengguna dalam studi implementasi ERP. Bagian 3 menjelaskan metodologi diikuti dalam identifikasi, kategorisasi, mengumpulkan dan mengkaji artikel. Sebuah diskusi pada artikel Ulasan disediakan dalam Bagian 4. Makalah ini diakhiri dengan Bagian 5

Latar Belakang

Penerapan sistem ERP adalah terkait IT fenomena sosial yang kompleks dengan tubuh besar pengetahuan (Sarker dan Lee [24]). Amoako-Gyampah [6] menegaskan bahwa implementasi ini melibatkan pengeluaran besar, periode yang panjang, dan komitmen organisasi.

Ada beberapa kendala yang membuat pelaksanaan sistem ERP tantangan. Di antara kendala tersebut yang telah dilaporkan dalam literatur mencakup masalah teknis dan orang-orang hambatan (Botta-Genoulaz dan Millet [8]; Krasner [18] Chang et al [9] berpendapat bahwa banyak organisasi yang benar-benar ditempati oleh masalah teknis dalam sistem ERP.. implementasi karena sumber daya yang terbatas dan tenggat waktu pendek. Mereka lebih lanjut menyatakan bahwa karena sedikit perhatian dibayar untuk kustomisasi modul ERP, ini mungkin menciptakan ketegangan, frustasi, ketidakstabilan dan konflik dalam kelompok pengguna. Karena sifat kompleks sistem ini, ada laporan dari proyek implementasi ERP yang tidak berhasil. Sumner [27] menyatakan bahwa ada sejumlah penjelasan potensial untuk kegagalan ini. Kegagalan dapat secara luas diklasifikasikan sebagai manusia / alasan organisasi seperti kurangnya kepemimpinan yang kuat dan berkomitmen, alasan teknis seperti tantangan atau kesulitan yang timbul dari kustomisasi perangkat lunak dan pengujian dan alasan ekonomi seperti kurangnya perencanaan ekonomi dan pembenaran). Sumner [27] lebih lanjut menegaskan bahwa sebanyak masing-masing kelas penting tampaknya ada konsensus diantara para peneliti bahwa faktor manusia sangat penting untuk keberhasilan proyek ERP. Faktor-faktor manusia termasuk peran yang dimainkan pengguna dalam proses menerapkan sistem ini. Bahkan dengan fakta ini, beberapa studi telah berusaha untuk menguji peran faktor-faktor manusia dan bagaimana mereka mempengaruhi pelaksanaan ERP.

Past research on ERP system implementation

implementasi sistem ERP adalah dan terus menjadi daerah aktif yang menarik bagi peneliti. Ada berbagai aliran penelitian yang telah diambil oleh peneliti sambil menjelajahi implementasi sistem ERP. Beberapa sungai-sungai ini termasuk pelaksanaan ERP, optimasi ERP, software ERP, ERP untuk manajemen rantai pasokan, studi kasus, model keberhasilan ERP, penelitian faktor yang melibatkan mengidentifikasi faktor-faktor atau variabel yang sangat penting untuk menerapkan sistem ERP, proses penelitian yang berfokus pada proses yang memungkinkan sebuah organisasi untuk fokus pada urutan kegiatan yang berkaitan dengan keberhasilan pelaksanaan sistem ERP. Bulan [22] mengidentifikasi enam aliran penelitian saat melakukan tinjauan literatur. sungai-sungai ini adalah (1) pelaksanaan, (2) menggunakan ERP, (3) ekstensi, (4) nilai, (5) tren, dan (6) pendidikan.

Tabel 1 menyajikan daerah penelitian tematik dan sub-tema utama dalam domain ERP. Implementasi ERP tema yang fokus utama dari tinjauan ini. Studi yang dilakukan di sini difokuskan pada studi kasus, faktor penentu keberhasilan (CSF), manajemen perubahan. difokuskan tahap dalam proses implementasi dan isu-isu budaya (nasional) yang timbul sementara menerapkan ERP.

Theme	Sub-theme
Implementation	•    General
	•    Case Study
	•    Critical Success Factors
	•    Change Management
	•    Focused stage in the implementation process
	•    Cultural (national) issues
Using ERP	•    General
	•    Decision support
	•    Focused function in ERP
	•    Maintenance
Extension
Value
Trends and perspectives	•    General
	•    In a particular sector
Education

Penelitian implementasi ERP masa lalu yang faktor berbasis berfokus pada mengidentifikasi faktor-faktor atau variabel yang dianggap kritis dalam keberhasilan pelaksanaan sistem ERP. Beberapa studi ini mengakibatkan identifikasi faktor penentu keberhasilan (CSF) untuk implementasi ERP yang sukses (Gibson et al. [16]). Salah satu CSF diidentifikasi oleh studi ini adalah keterlibatan pengguna yang memadai dan partisipasi selama tahap implementasi (Upadhyay dan Dan [28]). partisipasi pengguna dalam pelaksanaan sistem ERP telah ditemukan untuk menjadi bermanfaat, karena dapat menyebabkan penentuan persyaratan sistem dari pengguna dan dengan demikian menciptakan sikap positif terhadap sistem ERP. Adalah penting bahwa pengguna terlibat dalam menentukan kebutuhan unit fungsional mereka.

Dalam konteks implementasi ERP, CSF didefinisikan sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk memastikan proyek ERP yang sukses (Gibson et al. [16]). Beberapa penelitian mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang diperlukan untuk memungkinkan manajer proyek dan papan manajemen untuk meningkatkan proyek implementasi ERP mereka. Beberapa CSF yang umum dengan proyek-proyek TI lainnya seperti dukungan manajemen puncak, keterlibatan pengguna dan orang lain yang eksklusif untuk sistem ERP seperti Business Process Re-engineering (BPR). Namun, penelitian ini diseret di bawah pelaksanaan penelitian tradisional yang tujuan utama adalah untuk mengetahui faktor yang relevan dengan IS keberhasilan implementasi.

Sebuah model konseptual untuk implementasi sistem ERP yang diusulkan oleh Marnewick dan Labuschagne [20] membahas empat aspek pelaksanaan yaitu orang, produk, proses dan kinerja (4P). Sehubungan dengan sistem ERP, Orang sebagai pelanggan yang mewakili organisasi persyaratan / pola pikir, Produk sebagai modul software yang akan dilaksanakan di seluruh bisnis, Proses sebagai mewakili isu perubahan manajemen proyek dan Kinerja yang analog dengan aliran data yang terkait dengan bisnis proses. Setiap komponen 4P memiliki efek langsung atau tidak langsung pada proses implementasi ERP. Ini termasuk identifikasi kebutuhan organisasi, kustomisasi software yang dipilih, instalasi dan operasionalisasi berikutnya, dan akhirnya kebutuhan penting dari pelatihan sistem untuk personil. Dalam konteks ERP, orang menyebut pengguna (baik kunci-pengguna dan pengguna akhir).

Markus et al. [19] menyinggung memproses teori ketika datang ke implementasi ERP. Teori proses memecah implementasi ERP ke dalam fase yang jelas. fase ini memungkinkan organisasi untuk fokus pada urutan kegiatan yang berkaitan dengan keberhasilan pelaksanaan sistem ERP. Menurut Markus et al. [19] ada berbagai tahapan proyek ERP berlangsung melalui. Tahap awal adalah fase penyewaan yang membahas isu-isu pengambilan keputusan seperti kebutuhan untuk membeli sistem dan persyaratan analisis yang mengarah ke persetujuan keuangan dari proyek ERP. Tahap berikutnya adalah tahap proyek, di mana konfigurasi sistem, kustomisasi, data capture dan konversi dan peluncuran dilakukan dan akhirnya tahap penggeledahan. Tahap penggeledahan adalah periode di mana sistem mulai beroperasi dan pengguna berinteraksi dengan itu di hari mereka untuk operasi hari. Selanjutnya, Markus et al. [19] cenderung berhubungan tahapan pelaksanaan ini dengan kegiatan kunci dan pemain untuk menyoroti tingkat koordinasi yang diperlukan untuk keberhasilan pelaksanaan sistem ERP.

Ada strategi yang berbeda untuk menerapkan ERP berhasil diidentifikasi dalam literatur. Strategi ini dapat diklasifikasikan ke dalam organisasi, teknis, dan orang-orang strategi. strategi organisasi berfokus terutama pada teknik manajemen perubahan, manajemen proyek, struktur organisasi dan sumber daya dan bagaimana ini akan menyebabkan implementasi ERP berhasil (misalnya, Al-Mashari dan Zairi [3]; Gable dan Stewart [14]; Sarker dan Sarker [23 ]).

strategi teknis mengatasi masalah infrastruktur seperti instalasi ERP, kompleksitas ERP, kecukupan rumah keahlian teknis in, dan waktu dan biaya pelaksanaan telah diusulkan sebagai penentu keberhasilan implementasi ERP (Al-Mashari dan Zairi [3]; Amoako-Gyampah [5 ]; Sarker dan Sarker [23]). Staf dan manajemen sikap, partisipasi pengguna dan keterlibatan dan pelatihan mereka adalah beberapa strategi orang yang dapat digunakan dalam memfasilitasi keberhasilan implementasi sistem ERP (Amoako-Gyampah [5]; Gable dan Stewart [14]).

Berkenaan dengan model sistem ERP sukses, karya-karya Gable et al. [15] dan Ifinedo [17] yang layak dicatat. Mendasarkan pekerjaan mereka pada karya awal DeLone dan McLean [10] [11], Gable et al. [15] dikembangkan model untuk mengukur keberhasilan suatu sistem perusahaan. Dalam model mereka, Gable et al. [15] diidentifikasi kualitas sistem, kualitas informasi, kepuasan, dampak individu dan dampak organisasi sebagai dimensi atau variabel untuk mengukur keberhasilan sistem perusahaan. Dampak individual menyajikan upaya mengakui pentingnya pengguna dalam keberhasilan sistem perusahaan.

Ifinedo [17] mempelajari karya Gable et al. [15] dan diperpanjang dengan menambahkan dimensi Workgroup Dampak pada model. Dimensi ini berkaitan dengan dampak sistem pada individu. Model ini mencoba untuk menempatkan pengguna pada gambar keberhasilan sistem ERP implementasi. Model, melalui Individu Dampak dan Workgroup Dampak dimensi, menunjukkan pentingnya dengan mempertimbangkan pengguna sistem ERP.

User Participation in ERP Implementation.

Seperti disebutkan sebelumnya, partisipasi pengguna dan keterlibatan merupakan bagian dari CSF untuk sistem ERP. pengguna akhir adalah orang-orang yang memiliki kontak langsung dengan sistem ERP (Esteves et. al. [13]). partisipasi pengguna merujuk pada keterlibatan dalam proses pengembangan sistem dan implementasi oleh perwakilan dari kelompok sasaran pengguna. Ada dua bidang utama dari partisipasi pengguna ketika sebuah perusahaan atau organisasi memutuskan untuk menerapkan sistem ERP (Esteves et. Al. [13]). Area pertama adalah ketika pengguna berpartisipasi dalam tahap definisi kebutuhan sistem ERP perusahaan dan daerah kedua adalah pengguna berpartisipasi dalam pelaksanaan ERP (Zhang et al. [33]). Memahami kontribusi partisipasi pengguna dalam implementasi ERP akan menyebabkan keberhasilan pelaksanaan. Salah satu masalah yang terkait dengan implementasi ERP adalah ketidakcocokan fitur proses dengan informasi organisasi perlu (Siriluck [25]). Untuk mengatasi masalah ini pengguna harus diizinkan untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan sistem ERP karena mereka akrab dengan proses bisnis dan domain pengetahuan dalam unit fungsional mereka.

Melibatkan pengguna dalam tahap mendefinisikan kebutuhan organisasi menyediakan pengguna dengan kesempatan untuk membentuk dan membentuk sistem berdasarkan prioritas dan kebutuhan bisnis dan mengendalikan hasil (Esteves et al. [13]). Ketika pengguna terlibat atau berpartisipasi dalam tahap ini mereka terikat untuk bereaksi positif terhadap potensi sistem ERP.

METODOLOGI

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini sangat terfokus pada literatur implementasi ERP membahas partisipasi pengguna dan keterlibatan. Kata kunci yang digunakan dalam mencari literatur yang sesuai adalah ERP, implementasi ERP, CSF ERP, partisipasi pengguna, keterlibatan pengguna. Derivasi dari kata kunci tersebut merupakan tahap pertama dari metodologi. Tahap kedua melibatkan melakukan pencarian di artikel jurnal, makalah konferensi, buku dan posting web berdasarkan kata kunci diidentifikasi. Berbagai alat yang digunakan untuk mencari kertas-kertas ini, sebagai berikut: mesin pencari internet seperti Google sarjana, dan serangkaian database jurnal; ScienceDirect, IEEE, Emerald dan Inspec. artikel disajikan kemudian dikategorikan ke dalam kelompok yang berbeda yang termasuk model ERP sukses, adopsi ERP, implementasi ERP, masalah partisipasi pengguna, faktor penentu keberhasilan (CSF), manajemen perubahan, ERP integrasi internal dan tantangan implementasi pada umumnya. Makalah terpilih dari latihan kategorisasi membentuk dasar dari tinjauan literatur.

DISKUSI

Fokus dari makalah ini adalah pada partisipasi pengguna dalam konteks implementasi sistem ERP. Penelitian sebelumnya pada implementasi ERP telah difokuskan pada penerapan ERP, pengukuran keberhasilan, metodologi pelaksanaan dan faktor keberhasilan. Ada kelangkaan penelitian sejauh partisipasi pengguna dalam implementasi sistem ERP yang bersangkutan.

Upaya terdekat dalam mengenali peran pengguna dalam keberhasilan pelaksanaan sistem ERP adalah dalam identifikasi faktor penentu keberhasilan (CSF) di mana partisipasi pengguna dan keterlibatan disebutkan sebagai salah satu CSF. Kajian literatur yang dilakukan oleh Bulan [22] dan Addo-Tenkorang dan Helo [1] menyebutkan bahwa salah satu faktor penentu keberhasilan yang paling dikutip dalam pelaksanaan sistem ERP adalah partisipasi pengguna dan keterlibatan. Namun, ini hanya disajikan dalam bentuk pendidikan pengguna dan pelatihan dalam rangka untuk sepenuhnya menggunakan sistem yang diterapkan. Studi ini tidak berdebat untuk atau terhadap kontribusi bahwa partisipasi pengguna membuat menuju keberhasilan implementasi sistem ERP.

Kebanyakan penelitian telah berfokus pada partisipasi pengguna dalam lingkungan pengolahan data tradisional seperti partisipasi dalam pengembangan sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi manajemen. Studi-studi ini, bagaimanapun, telah mengidentifikasi kebutuhan untuk penelitian partisipasi pengguna dalam jenis lain dari sistem dan di berbagai lingkungan.

sistem ERP memotong di seluruh perusahaan dalam hal fungsi dan penggunaan. Mereka sangat kompleks dan memerlukan pendekatan implementasi yang berbeda. Kebanyakan penelitian tentang implementasi ERP telah menganalisis pelaksanaan dari perspektif organisasi atau industri. Ada sedikit fokus penelitian di adopsi sistem ERP pada tingkat individu atau pengguna.

pengguna akhir berinteraksi dengan sistem pada sehari-hari. partisipasi pengguna mengacu partisipasi dalam proses pengembangan sistem dan implementasi oleh perwakilan dari target kelompok pengguna atau pengguna akhir sendiri. Ada dua area di mana pengguna akan berpartisipasi ketika organisasi memilih untuk menerapkan sistem ERP yaitu tahap identifikasi dan definisi persyaratan untuk sistem ERP, dan user berpartisipasi dalam pelaksanaan sistem ERP (Zhang et al. [33] ).

Melibatkan pengguna dalam tahap mendefinisikan organisasi kebutuhan sistem informasi memiliki beberapa poin positif. Karena sifat pekerjaan mereka, pengguna cenderung untuk mengembangkan keahlian domain di bidang fungsional mereka maka benar-benar memahami kebutuhan organisasi dan mereka dapat terlibat dalam mendefinisikan kebutuhan ini. Hal ini memungkinkan mereka untuk menyesuaikan sistem berdasarkan prioritas dan kebutuhan bisnis dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasilnya. Partisipasi pengguna memberikan kesempatan bagi pengguna untuk bereaksi positif terhadap sistem ERP potensial.

partisipasi pengguna dalam implementasi sistem ERP adalah berbeda dari pengolahan data dan sistem informasi manajemen tradisional. Hal ini karena penerapan sistem ERP membutuhkan kustomisasi berbagai modul yang pada gilirannya akan mempengaruhi bagaimana pengguna berinteraksi dengan sistem.

Pengguna berpartisipasi dalam rangka meningkatkan fungsionalitas dari modul. Partisipasi membantu pengguna untuk memberikan informasi yang lebih baik mengenai persyaratan, mengatasi perlawanan dan memvalidasi pilihan desain. Partisipasi juga dilihat sebagai cara untuk meningkatkan pemahaman antara pengguna dan pembangun sistem sehingga memungkinkan pengguna memiliki masukan mereka dalam perubahan lingkungan kerja mereka.

Menerapkan sistem ERP membawa perubahan pada cara orang bekerja dalam organisasi. Sebagian besar organisasi menerapkan sistem ERP yang telah dibeli dari vendor perangkat lunak. semacam ini sistem ERP membutuhkan kustomisasi selama adopsi. Proses akan berubah dan mungkin ada PHK dan rasionalisasi tanggung jawab dalam departemen karena kustomisasi. Semua ini pasti akan membangkitkan perlawanan dari karyawan dan ini harus dikelola secara efektif sebelum, selama dan setelah pelaksanaan paket ERP.

sistem ERP berbeda dari di-rumah atau sistem pengembangan adat di sejumlah cara. Salah satu cara berasal dari kenyataan bahwa sistem ERP dianggap akan dibangun pada praktek bisnis terbaik dan dengan demikian pengguna mungkin diperlukan untuk membuat perubahan proses bisnis dan prosedur untuk sepenuhnya memanfaatkan sistem. Sistem ERP mungkin perlu disesuaikan agar sesuai dengan proses bisnis yang pengguna akrab dengan. Setelah keberhasilan pelaksanaan pengguna biasanya menjadi tergantung pada vendor ERP untuk bantuan dan update (Somers dan Nelson [26]; Wu dan Wang [30]).

Keberhasilan pelaksanaan atau adopsi teknologi oleh suatu organisasi harus memperhitungkan masalah manusia dan manajemen. Pengguna teknologi ini, seperti sistem informasi / teknologi, berada di tengah implementasi tersebut dan adopsi. Oleh karena itu penting untuk memungkinkan para pengguna untuk berpartisipasi dalam proses implementasi. partisipasi pengguna secara tradisional telah diakui sebagai komponen penting dalam pelaksanaan Sistem Informasi / Teknologi.

KESIMPULAN

Pengenalan sistem informasi baru seperti sistem ERP pasti akan mengubah cara orang bekerja. Platform ini adalah antarmuka baru, yang baru dan berbeda, entri data berubah dan format laporan yang berbeda. Pengguna sering menemukan perubahan ini tidak perlu dan karena itu menolak untuk menerima mereka. Salah satu cara untuk mengatasi dan mengurangi dampak dari perubahan ini adalah untuk mendorong partisipasi pengguna dalam pelaksanaan sistem ERP.

Dalam tulisan ini, kita telah meninjau penelitian ERP masa lalu dengan tujuan membangun agenda untuk partisipasi pengguna dalam implementasi sistem ERP. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, penelitian terakhir telah difokuskan pada penerapan ERP, pengukuran keberhasilan, faktor keberhasilan antara aspek teknis lainnya dari implementasi ERP. Suatu sistem informasi, termasuk sistem ERP, adalah dan dirancang untuk memberikan kemampuan pemrosesan informasi untuk mendukung strategi, operasi, analisis manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi-dihubungkan pengguna. Pengguna adalah pusat dari suatu sistem informasi.

implementasi ERP yang mahal dan kompleks usaha, tetapi setelah mereka berhasil dilaksanakan, perbaikan yang signifikan dapat dicapai seperti akses lebih mudah untuk informasi yang dapat dipercaya, penghapusan data yang berlebihan dan operasi, pengurangan waktu siklus, meningkatkan efisiensi sehingga mengurangi biaya (Zhang et al. [33]).

Implementasi sistem ERP berbeda dari setiap sistem informasi tradisional karena sifat terpadu yang menyebabkan perubahan dramatis pada alur kerja, struktur organisasi dan cara orang melakukan pekerjaan mereka; Kebanyakan sistem ERP tidak dibangun tetapi diadopsi dan dengan demikian mereka melibatkan campuran proses bisnis re- engineering (BPR) dan kustomisasi paket; dan implementasi ERP tidak hanya latihan teknis tetapi merupakan tantangan sosio-teknis seperti pose set baru prosedur manajemen.

Dalam hal ini, telah menjadi jelas bahwa implementasi ERP berbeda dari pengembangan sistem tradisional di mana fokus utama telah bergeser dari penekanan pada analisa teknikal dan pemrograman terhadap desain proses bisnis dan elemen manusia (Gibson [16]). Tidak seperti kebanyakan sistem warisan rumah-pertumbuhan yang dirancang untuk memenuhi konvensi kerja individu, sistem ERP menyediakan praktik terbaik, dengan kata lain proses generik dan fungsi di awal mereka.

References

[1] Addo-Tenkorang, R., Helo, P. 2011. Enterprise Resource Planning (ERP): A Review Literature Report.

Proceedings of the World Congress on Engineering and Computer Science (WCECS), Vol. II, October

19-21, San Francisco, USA

[2] Al-Fawaz, K., Al-Salti, Z., Eldabi,T. 2008. Critical Success Factors in ERP Implementation: A Review.

European and Mediterranean Conference on Information Systems (EMCIS2008). May 25-26, Al

Bustan Rotana Hotel, Dubai

[3] Al-Mashari, M., Zairi, M. 2000. The Effective application of SAP R/3: A proposed model of best practices. Logistics Information Management, 13:3, pp. 156 – 166.

[4] Al-Mashari, M. 2003. Enterprise resource planning (ERP) systems: A research agenda. Industrial

Management & Data Systems, Vol. 103/1, pp. 22-27

[6] Amoako-Gyampah, K. 2007. Perceived Usefulness, User Involvement and Behavioral Intention: An empirical study of ERP implementation. Computers in Human Behavior, Vol. 23, pp. 1232–1248

[7] Barki, H. and Hartwick, J., 1994. Measuring User Participation, User Involvement, and User Attitude.

MIS Quarterly, 13:1, pp. 59 – 82.

[8] Botta-Genoulaz, V., Millet, P. 2006. An investigation into the use of ERP systems in the service sector.

International Journal of Production Economics, 99 (1–2), pp. 202–221.

[9] Chang, M., Cheung, W., Cheng, C., Yeung, J. H. Y. 2008. Understanding ERP system adoption from the user’s perspective. Int. J. Production Economics, Vol. 113, pp. 928–942

[10] DeLone, W. H., McLean, E. R. 1992. Information Systems Success: The Quest for the Dependent

Variable. Information Systems Research, Vol. 3, No. 1, pp. 60-60

[11] DeLone, W. H., McLean, E. R. 2003. The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-Year Update. Journal of Management Information Systems, Vol. 19, No. 4, pp. 9–30.

[12] Esteves, J., Pastor, J., Casanovas, J. 2003. A goal/question/metric research proposal to

monitor user involvement and participation ERP implementation projects. Information Resources

Management Association Conference (IRMA), Philadelphia (USA), pp. 325-327

[13] Esteves, J., Pastor, J., Casanovas, J. 2005. Monitoring User Involvement and Participation in ERP Implementation Projects. International Journal of Technology and Human Interaction, 1 (14), pp. 1 –  16.

[14] Gable, G. and Stewart, G. 1999. SAP R/3 implementation issues for small to medium enterprises, 30th

DSI Proceedings, 20-23 November, pp. 779-81.

[15] Gable, G. G., Sedera, D., Chan, T. 2003. Enterprise Systems Success: A measurement Model. Twenty- Fourth International Conference on Information Systems, pp. 576 – 591.

[16] Gibson, N., Holland, C., Light, B. 1999. A case study of a fast track SAP R/3 implementation at Guilbert.

Electronic Markets (June), pp. 190–193.